Dokumente verwalten
Auf der Seite eines Brains sehen Sie alle Dokumente mit Status und Zusammenfassung. Diese Seite zeigt, wie Sie Dokumente ansehen, korrigieren, ersetzen und löschen und wie Sie prüfen, was der Chat im Brain findet.
Zuletzt geprüft am 28. September 2026
Auf dieser Seite
Die Dokumentliste
Die Liste zeigt für jedes Dokument die Spalten Dokument, Zusammenfassung, Status, Grösse und Hinzugefügt. Die Zusammenfassung erstellt Custodos bei der Verarbeitung automatisch.
Angezeigt werden die neuesten 500 Dokumente. Dokumente durchsuchen… filtert nur diese angezeigten Dokumente nach Titel, Dateiname und Zusammenfassung. Um den Inhalt zu durchsuchen, nutzen Sie Brain testen.
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Wird verarbeitet | Custodos liest den Text, fasst ihn zusammen und macht ihn durchsuchbar. Das Dokument fließt noch nicht in Antworten ein. |
| Bereit | Das Dokument wird für Antworten genutzt. |
| Fehler | Die Verarbeitung ist fehlgeschlagen. Der Grund steht am Dokument, siehe unten. |
| Ersetzt | Eine neuere Fassung gilt. Das Dokument bleibt lesbar, wird aber nicht mehr für Antworten verwendet. |
Die Vorschau
Mit Vorschau öffnen sehen Sie Quelle, Zusammenfassung und den Extrahierter Text eines Dokuments, also genau den Text, den der Chat durchsucht. Bei Dokumenten aus einer Webseite oder einem Cloud-Konto führt Quelle öffnen zum Original.
Klicken Sie im Chat auf eine Quellenangabe, öffnet sich die Vorschau direkt an der zitierten Stelle.
Aktionen an einem Dokument
Die Aktionen stehen im Menü Aktionen am Ende jeder Zeile. Sie sehen es nur, wenn Sie das Brain bearbeiten dürfen.
| Aktion | Wann verfügbar | Was passiert |
|---|---|---|
| Text bearbeiten | hochgeladene Dateien und eingefügter Text | Sie korrigieren den gespeicherten Text. Das Dokument wird neu verarbeitet, Titel, Zusammenfassung und Suche aktualisieren sich. Ein aufbewahrtes Original entfällt dabei. |
| Als ersetzt markieren | bereite Dokumente, wenn das Brain weitere enthält | Sie wählen das Dokument, das die neuere Fassung ist. Wieder für Antworten verwenden macht das rückgängig. |
| Von Quelle aktualisieren | bereite Webseiten und Dateien aus Google Drive oder Microsoft 365 | Custodos prüft die Quelle sofort auf eine neue Fassung. |
| Original herunterladen | Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien mit aufbewahrtem Original | Sie erhalten die Originaldatei. Der Download steht im Aktivitätsprotokoll. |
| Im Chat bearbeiten | wie beim Original | Die Datei öffnet sich als Anhang in einem neuen Chat. |
| Erneut verarbeiten | Dokumente mit Fehler | Custodos startet die Verarbeitung neu. |
| Löschen | immer | Das Dokument wird samt Inhalt endgültig entfernt. |
Word, Excel und PowerPoint im Chat bearbeiten
Custodos bewahrt Originale von hochgeladenen Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bis 4 MB auf. PDFs, eingefügter Text und Dateien aus Cloud-Konten haben im Brain kein Original. Dokumente aus Cloud-Konten bearbeiten Sie an der Quelle.
- 1
Chat öffnen
Wählen Sie am Dokument Im Chat bearbeiten. Custodos öffnet einen neuen Chat mit der Datei als Anhang. - 2
Änderung beschreiben
Beschreiben Sie, was sich ändern soll. Das Modell erstellt eine bearbeitete Fassung als Datei. Details unter Eigene Dateien bearbeiten. - 3
Zurück ins Brain
Klicken Sie an der erzeugten Datei auf Im Brain speichern. Die neue Fassung trägt den Dateinamen des Originals und ersetzt die alte, sobald sie verarbeitet ist.
Übersicht und Anweisungen
Neben der Liste steht die Übersicht, eine automatisch erstellte Zusammenfassung des ganzen Brains. Sie entsteht, sobald die ersten Dokumente verarbeitet sind, und wird nach Änderungen neu erstellt. Bearbeitende können sie über Weitere Aktionen mit Übersicht neu erstellen sofort erneuern.
Darunter pflegen Bearbeitende die Anweisungen. Sie gelten, sobald das Brain in einem Chat aktiv ist.
Brain testen
Mit Brain testen prüfen Sie, welche Stellen der Chat zu einer Frage finden würde. Geben Sie eine Frage ein und klicken Sie auf Suchen. Custodos zeigt die passendsten Stellen als Treffer. Im Chat fragen führt von dort in den Chat.
Findet der Test nichts Passendes, ergänzen Sie Dokumente oder formulieren anders. Das Suchfeld erscheint, sobald mindestens ein Dokument bereit ist.
Fehler bei der Verarbeitung
Bei vorübergehenden Störungen versucht Custodos die Verarbeitung mehrmals, bevor ein Dokument auf Fehler steht. Fehlen Credits oder ein passendes Modell, steht der Fehler sofort da. Die häufigsten Gründe:
| Meldung | Was Sie tun |
|---|---|
| Das Credit-Guthaben ist aufgebraucht. | Einen Admin informieren. Sobald wieder Credits verfügbar sind, Erneut verarbeiten wählen. |
| Ihr persönliches Monatsbudget ist aufgebraucht. | Ein Admin kann Ihr Budget erhöhen. |
| Der KI-Anbieter hat nicht geantwortet. | Später Erneut verarbeiten wählen. |
| Kein freigegebenes Modell kann Bilder lesen. | Ein Admin schaltet unter Modelle ein Modell ein, das Bilder lesen kann. Danach erneut verarbeiten. |
| Aus dieser Datei liess sich kein Text gewinnen. | Datei prüfen, neu exportieren und erneut hochladen. |
| Verarbeitung fehlgeschlagen. | Erneut verarbeiten wählen. |
Dokumente löschen
Ein einzelnes Dokument löschen Sie mit Löschen in seiner Zeile. Mehrere markieren Sie mit den Kästchen und löschen sie gemeinsam. Gelöschte Dokumente lassen sich nicht wiederherstellen. Quellenangaben in früheren Antworten bleiben stehen, führen aber nicht mehr zum Dokument.
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Frage offen? Schreiben Sie uns.