Cloud-Importe ins Brain

Für einen Cloud-Import brauchen Sie zwei Dinge: das Recht, das Brain zu bearbeiten, und ein verbundenes Konto beim jeweiligen Anbieter. Die Verbindung gehört zu Ihrem Custodos-Konto. Kolleginnen und Kollegen sehen sie nicht und können nicht über Ihr Konto importieren.

Sie verbinden ein Konto unter Verbundene Konten in Ihren Kontoeinstellungen oder direkt im Menü Quellen hinzufügen. Steht dort neben dem Anbieter verbinden…, startet ein Klick die Anmeldung beim Anbieter. Mehr unter Verbundene Konten.

Der Import liest nur. Custodos ändert dabei nichts an Ihren Dateien oder E-Mails. Jede importierte Datei durchläuft dieselbe Verarbeitung und dieselbe Datenschutz-Prüfung wie ein Upload, die Grenze liegt bei 20 MB pro Datei. Anders als beim Upload nimmt ein Cloud-Import keine Bilder an, und ein PDF, aus dem sich kein Text lesen lässt, lehnt Custodos ab.

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   Auswahl öffnen

   Klicken Sie im Brain auf Quellen hinzufügen und dann auf Google Drive. Es öffnet sich der Auswahldialog von Google.
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   Dateien markieren

   Markieren Sie eine oder mehrere Dateien und bestätigen Sie die Auswahl. Ordner lassen sich nicht auswählen.
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   Verarbeitung

   Custodos lädt die Dateien und verarbeitet sie wie einen Upload. Bilder aus Google Drive nimmt das Brain nicht an.

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   Dateiauswahl öffnen

   Klicken Sie auf Quellen hinzufügen und dann auf Microsoft 365. Es öffnet sich Datei aus Microsoft 365 wählen.
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   Speicherort wählen

   Unter Speicherorte wählen Sie OneDrive oder eine SharePoint-Website und öffnen die Ordner bis zur gewünschten Datei.
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   Datei übernehmen

   Klicken Sie auf die Datei. Nicht importierbare Dateien kennzeichnet Custodos mit Nur PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint- und Textdateien bis 20 MB können importiert werden.

Die Verbindung zu Outlook ist von der zu Microsoft 365 getrennt und wird einzeln erteilt. Was Outlook sonst im Chat kann, steht unter Outlook.

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   Postfach öffnen

   Klicken Sie auf Quellen hinzufügen und dann auf Outlook (Mail & Kalender). Es öffnet sich E-Mail aus Outlook importieren.
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   E-Mail suchen

   Suchen Sie nach Absender, Betreff oder Inhalt und drücken Sie die Eingabetaste.
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   Übernehmen

   Mit Nachrichtentext importieren übernehmen Sie den Text der E-Mail. Unter Anhänge wählen Sie einzelne Anhänge. Bilder im Anhang nimmt das Brain nicht an.

Ein importiertes Dokument ist eine Kopie. Custodos prüft Dateien aus Google Drive und Microsoft 365 regelmäßig, ob sich die Quelle geändert hat, jeweils frühestens 20 Stunden nach der letzten Prüfung. Hat sie sich geändert, übernimmt Custodos die neue Fassung und verarbeitet sie neu. Sofort anstoßen können Sie das im Menü des Dokuments mit Von Quelle aktualisieren.

Die Prüfung läuft immer mit dem Konto der Person, die importiert hat. E-Mails aus Outlook prüft Custodos nicht nach, weil sich eine empfangene E-Mail nicht mehr ändert.

Ein Cloud-Import ist keine laufende Synchronisation. Custodos übernimmt einzelne Dateien, keine ganzen Ordner. Neue Dateien in der Quelle kommen nicht von selbst ins Brain.